Замислих се, че почти 10 години се занимавам със събития. Впуснах се съвсем неочаквано в професията след като се преместих в София. Толкова ми хареса, че и до днес продължавам в това поприще.

Да организираш събития се нарежда сред най-стресиращите професии. Здрава психика, много енергия, креативност, хладнокръвие и способност да реагираш в кризисни ситуации са част от качествата, които трябва да имаш или с времето да придобиеш.

Едно от най-важните неща за мен е да знам какво става по всяко време на събитието и ако нещо не върви по план да се реагира възможно най-бързо и адекватно.

Подготвила съм няколко лесни стъпки, които да следвате, за да организирате успешно събитие.

Като начало трябва да разграничим различните видове събития – международни събития, конференции, конгреси, публични, корпоративни и т.н.

Концертираме се върху събития в България за корпоративни клиенти. Може да ви се стори странно, но планирането на едно събитие, колкото и просто да ви се струва може да се окаже един малък кошмар, ако не си свършите работата в детайли.

Разберете какъв е профилът на вашите клиенти

Това ще е определящо за всички ваши избори в процеса на организацията – място, храна, забавления дори комуникация. Научете възможно най-много за тях. Какво обичат, какво са правили, какво не са харесали предните пъти и така докато придобиете наистина добра представа с какви хора се захващате.

Избор на място

Изборът на комфортно място за събитието е една от първите ключови стъпки при планирането. Важно е в случая да имате възможно най-подробна информация за нуждите на събитието: Категория на хотела? Брой гости? Вид настаняване (единични, двойни стаи)? Капацитет на конферентните зали? Наличие на естествена светлина в тях? Отдалеченост от населеното/ите място/а, от което гостите ще пристигат? Оценка на хотела от различни платформи? БЮДЖЕТ!

Не подценявайте храната и напитките. Няма по-кисела тълпа от гладната.

Комуникация

Колкото и банално да звучи комуникацията, между всички страни е КЛЮЧОВА.  Важно е да знаете, че тя до голяма степен е ваша отговорност. Досаждайте ако трябва, повтаряйте детайлите по няколко пъти и се стремете да имате всичко в писмен вид. Кой забравил…кой не разбрал…кой не прочел целия имейл… Ако вие сте си свършили работата ще можете да изисквате, ако сте се омотали, ще търчите и ще се извинявате.

Забавна вечерна програма

Предложете нещо, което отговаря на профила на гостите. Успехът е в детайлите. Има достатъчно забавни и разнообразни артисти в България, които могат да направят забавната ви програма повече от невероятна.

Ако пък вечерята и партито ви са две различни неща се погрижете да подсигурите DJ, който ще допадне на възможно най-голяма група от хора.

Персонално отношение

За да са щастливи гостите ви трябва да подходите креативно. Със средно голям бюджет можете да намерите фантастични подаръци, които да персонализирате.  Моят принцип при избора на подаръчета е да съчетавам функционалността с добрия вкус. Ръчно изработените артикули винаги са ми на челни позиции в класациите. Ако не можете да измислите нищо, малка кутийка с макарони, които да „посрещат” гостите при наставане ще свърши също работа.

Не забравяйте и да се забавлявате. Докато организирате едно събитие се срещате с куп нови и интересни хора.